Desde 1960, arquivos se empilham sobre mesas e dentro de armários em escritórios, galpões, salas improvisadas e subsolos de órgãos do governo. De plantas baixas de prédios residenciais a folhas de ponto dos primeiros servidores do governo de Brasília, os documentos estão armazenados e guardados. No entanto, nem todos os funcionários sabem como proteger a papelada, que pode ter peso histórico imensurável.

“Certa vez, jogaram vários papéis no lixo. Quando a equipe administrativa viu, fez de todo mundo voltar lá e pegar tudo. Eram plantas baixas de projetos de habitação de 1961”, lembra a gerente de administração da Administração Regional do Gama, Andrea Oliveira. Ela conta que no local não havia uma cultura que ensinasse a importância dos arquivos e que nem sempre o material recebe o valor que tem.

Para capacitar os funcionários e ensiná-los a conservar os documentos, o Arquivo Público do Distrito Feral oferece curso de tratamento de acervos arquivísticos. Andrea e outros seis funcionários da administração regional participaram da primeira edição de 2016 do programa criado em 2012 e retomado em 2015. De acordo com a gerente, a experiência foi esclarecedora. “A gente nem imaginava que precisava de luvas e de jalecos para mexer com esse material.”

As aulas de Andrea terminaram em abril. Ela e os colegas já levaram as lições que aprenderam para a administração regional. Os arquivos foram catalogados e organizados em números ordenados, de acordo com o ensinamento dos professores, que são funcionários do Arquivo Público. Novas estantes foram providenciadas — feitas de alumínio, e não de madeira, material que atrai cupins.

Outra mudança foi o local de armazenamento. Antes, os documentos estavam em um galpão sem ventilação adequada e com mofo. A partir do curso, eles foram transferidos para uma sala específica. “A gente tem muita coisa a fazer, de pouquinho em pouquinho vamos conseguir”, afirmou a servidora ao mostrar a planta da feira do Gama, desenhada em 1974.

Curso
Nesta semana, até sexta-feira (10), outra turma participa do projeto do Arquivo Público. Os alunos aprendem sobre as legislações que regem os documentos oficiais. Por exemplo, uma folha de ponto do governo de Brasília só pode ser descartada 52 anos após a data de assinatura. Também há normas sobre os cuidados com os papéis, os equipamentos que protegem o material e a segurança dos funcionários ao estar em ambiente insalubre.

Quatro professores se revezam durante a semana. São 35 alunos. Arquivista há 15 anos, a coordenadora do Sistema de Arquivos do órgão, Rejane Canuto, afirma que é comum haver histórias de descuidos com materiais importantes que, por falta de informação, são jogados fora. “O nosso desafio é capacitar os servidores para entender o que pode ou não ser descartado.”

Para o gerente de atendimento administrativo do Arquivo Público, responsável pela gestão do curso, José Adilson Dantas, instruir servidores também é dever do órgão. “É para o funcionário saber diferenciar documentos que podem ser levados para uma biblioteca, um setor de arquivologia ou um museu.”

Todos os alunos são servidores públicos inscritos por meio dos órgãos em que trabalham. O período de inscrição para a edição de junho ocorreu em maio, na Escola de Governo. Os funcionários do Arquivo Público selecionaram as turmas a partir de dois critérios: trabalhar diretamente com arquivo e pela ordem de inscrição.

Novas turmas estão programadas para ocorrer de 12 a 16 de setembro e de 3 a 7 de outubro. A data das inscrições ainda não foi definida. Mais informações pelo telefone (61) 3361-7739.